Serienbrief

Offene Posten / Personendaten / Debitoren / Debitoren Serienbriefe (Rechnungswesen)
Offene Posten / Personendaten / Kreditoren / Kreditoren Serienbriefe (Rechnungswesen)

Stammdaten / Kunden / Serienbrief  (Auftrag)
Stammdaten / Lieferanten / Serienbrief (Auftrag)
Stammdaten / Interessenten / Serienbrief (Auftrag)
Stammdaten / CRM / Adressen - Schalter  (Auftrag)

Mit diesem Menüpunkt steht Ihnen ein Tool zum Erstellen von Serienbriefen getrennt nach Interessenten (nur Auftrag), Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) zur Verfügung.

Adressdaten erzeugen (nicht in Maske CRM Adressen) - Die Adressdaten werden aus den vorhandenen Datenbankdateien erzeugt. Die Adressauswahl ermöglicht eine weitere Spezifizierung.

Über die Funktion Adressliste ändern/erzeugen unter  werden die benötigten Adressdaten in einer Tabelle zusammengestellt, welche als Adressdatei in einem beliebigen Verzeichnis gespeichert werden kann. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Datensätze zugefügt und entfernt oder aber die komplette Liste an andere Programme übergeben werden.

Mit gelangen Sie in die Maske Serienbrief - Dokumente erstellen.

Beim Aufruf der Serienbrieffunktion über die Maske CRM Adressen müssen zuvor die gewünschten Adressen markiert werden. Sie gelangen dabei dann sofort in die Maske Dokumente erstellen.

Dokumente erstellen - An dieser Stelle können Sie dann einen Serienbrief anlegen oder ein schon vorhandenes Dokument auswählen und bearbeiten. Die erstellten Serienbriefdokumente werden unter ...\...\Dokumente\serienbrief*.doc gespeichert. 

Als Ausgabeziel für Ihr Serienbriefdokument können Sie ein neues Dokument, den Drucker oder E-Mail auswählen. Bei der Ausgabe in E-Mail werden automatisch die Datensätze übersprungen, in denen keine E-Mail-Adresse erfasst ist. Weiterhin können Sie hierbei einen Betreff vorgeben.

CRM (nur über Maske CRM Adressen) - Optional können Sie für den Serienbrief ein Stichwort vergeben. Dieses Stichwort wird neu erzeugt und allen, für den Serienbrief ausgewählten, Adressen zugeordnet.

Ausserdem kann ebenfalls optional für die gewählten Adressen ein neuer Kontakt vom Typ Serienbrief angelegt werden. Das Serienbriefdokument wird dem Kontakt als Anhang zugefügt. Dazu ist die Eingabe eines Dateinamens erforderlich.

Wenn die Option aktiviert ist und ein Stichwort vergeben wurde, wird dieses Stichwort automatisch für den Dateinamen vorgeschlagen.

Über den Schalter  können aus dem ausgewählten, vorhandenen Serienbriefmuster mit zugeordneter Datenquelle alle Serienbriefe fertig gestellt werden.

Wiedervorlage (nur über Maske CRM Adressen) - Die Wiedervorlage ermöglicht Ihnen, parallel zum Serienbrief auch einen Termin anzulegen.

Selektionskriterien

Neben der Adressauswahl, ob nur Kundenadressen, die Standardkontaktadressen oder alle Kontaktadressen, gibt es optional weitere Selektionskriterien.

In der Mitte des Dialogs ist eine Tabelle, in der Sie die Adressen für den Serienbrief zusammenstellen. Nach dem Start enthält die Tabelle die Adressdaten aus der unten angezeigten CSV-Datei. Die Tabelle können Sie weiterhin füllen, indem Sie

  1. die Angaben im oberen Teil der Maske kontrollieren und danach im Kontextmenü ”Adressliste ändern/erzeugen” wählen.
    Im folgenden Filter kann die Sortierung der Adressen beeinflusst werden. Ausserdem ist eine weitere Selektierung nach frei definierbaren Bedingungen möglich.
  2. manuelle Eintragungen mit dem Schalter ”Anlegen” vornehmen.
  3. eine bereits bestehende CSV-Datei im unteren Bereich auswählen.

In der Tabelle können danach noch manuell Änderungen vorgenommen werden.

Achtung

Durch die Schritte 1 und 3 gehen alle Änderungen verloren und die Tabelle wird neu gefüllt.

Ist die Adressliste vollständig, drücken Sie die Schaltfläche . Beim Weiterschalten wird die CSV-Datei neu mit den Angaben aus der Tabelle gefüllt.

An dieser Stelle können Sie dann einen Serienbrief anlegen oder ein schon vorhandenes Dokument auswählen und bearbeiten. Über wird ein Serienbriefdokument angelegt und unter ...\...\Dokumente\serienbrief*.doc gespeichert.

Ein vorhandenes Dokument wird über zur Bearbeitung geöffnet.

Als Ausgabeziel für Ihr Serienbriefdokument können Sie ein neues Dokument, den Drucker oder E-MAIL auswählen.

Über können aus einem ausgewählten, vorhandenen Serienbriefmuster mit zugeordneter Datenquelle alle Serienbriefe fertig gestellt werden.